Erklärung zum Datenschutz in der Katholischen Familienstiftung für Soldaten


Zur Erfüllung unseres Stiftungszwecks und zur Organisation unserer Arbeit ist die Speicherung personenbezogener Daten auf vielfältige Weise erforderlich. Dabei ist uns wichtig, dass Transparenz darüber besteht, welche Daten wir speichern und wie wir mit diesen Daten umgehen. Zum Zweck dieser Transparenz sowie zur Erfüllung der Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrund-verordnung (EU-DS-GVO) stellen wir im Folgenden gem. Art. 5 Abs. 2 ausführlich dar, welche personenbezogenen Daten wir erheben und wie wir diese verwenden.

 

Das Wichtigste vorweg: die Katholische Familienstiftung für Soldaten gibt keinerlei personenbezogene Daten ohne Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weiter.

Einzige Ausnahme hiervon stellt die gesetzlich vorgeschriebene Weitergabe von Daten an die zuständigen Stellen der Stiftungsaufsicht des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen und des für uns zuständigen Finanzamtes im Zusammenhang mit der Nachweisführung in finanziellen Angelegenheiten sowie an unsere Steuerberatungsagentur zur Erstellung des Jahresabschlusses dar. Dabei handelt es sich ausschließlich um Rechnungs- und Spenderdaten sowie Kontaktdaten unserer Gremienmitglieder.

Wenden sich Dritte mit der Bitte um Weitergabe personenbezogener Daten an uns, holen wir in jedem Einzelfall vor einer Weitergabe das ausdrückliche Einverständnis der betroffenen Person ein. Wird dieses Einverständnis nicht erteilt, findet eine Weitergabe nicht statt. Dies schließt die Weitergabe von Bilddateien ein. Deratige Anfragen werden dokumentiert.

 

 

Zuständigkeiten:

Zuständig für alle Belange des Datenschutzes ist bei der Katholischen Familienstiftung für Soldaten das geschäftsführende Vorstandsmitglied Rainer Krotz.


Unsere Stiftung ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

 


Für folgende Zwecke verwenden wir gespeicherte personenbezogene Daten:

1.      zur direkten Kommunikation in Form von Telefonaten, WhatsAppNachrichten, Email-Verkehr, Faxverkehr,  

         Briefverkehr und SMS-Versand,

2.       zur Zustellung von Informationen über unsere Stiftung einschließlich eines Newsletters,

3.        zur Darstellung unserer Förderarbeit,

4.       für Spendenaufrufe,

5.       zum Einzug von Geldspenden,

6.       zur Zustellung von Verwendungsnachweisen und Dankschreiben,

7.       zur Organisation der Arbeit der Stiftungsgremien,

8.       für das Bestell-/Einkaufswesen,

9.       zur Zusammenarbeit mit den Förderpartnern,

10.     zur Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, insbesondere unserer Hausbank und unserem Steuerberater,

11.     zur Zusammenarbeit mit unserem Treuhänder,

12.     zur Zusammenarbeit mit befreundeten Organisationen im kirchlichen und Bundeswehrumfeld,

13.     zur Zusammenarbeit mit der Presse im Rahmen eines Presseverteilers,

14.     zur Einladung zu Veranstaltungen,

15.     zur Nachweisführung im Bereich Buchhaltung,

16.     zur Nachweisführung im Bereich Förderarbeit,

17.     für das Freud- und Leidwesen,

18.     zur Erstellung einer Stiftungschronik

 


Auf folgenden Wegen speichern wir personenbezogene Daten:


1.      Auf elektronischem Weg über das Stiftungsverwaltungsprogramm Benefactum der Pax Bank als Adressdatenbank unserer Stiftung,. Die hier gespeicherten Daten werden auf einem Server der Betreiberfirma KIGST abgelegt. Die Firma KIGST hat uns schriftlich bestätigt, dass sie die Bestimmungen der EU-DSGVO vollumfänglich erfüllt und hohe Sicherheitsstandards zur Abwehr von Datenzugriffsversuchen Dritter einhält. Mit der Firma KIGST besteht eine schriftliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

2.    Auf elektronischem Weg im Rahmen unseres Internetauftritts. Hierbei handelt es sich inbesondere um die Darstellung der Arbeit unter Benennung geförderter Personen und Institutionen sowie um Darstellung von Partnern im Rahmen der Zusammenarbeit.

3.   Auf elektronischem Weg durch Nutzung des Zahlungsverkehrsprogramms Profi Cash zum Einzug von Geldspenden und Tätigung von Überweisungen.

4.       Ebenfalls auf elektronischem Weg durch Anwendung der Email-Programme Outlook und Apple-Mail im

         Rahmen  des Emailverkehrs.

5.       Auf elektronischem Weg durch Anwendung des Tabellenkalkulationsprogramms Excel für die Erstellung

         von  Serienbriefen.

6.       Auf elektronischem Weg durch Anwendung des Textverarbeitungsprogramms Word für die Erstellung von   
 Einzel- und Serienschreiben.

7.        Im Rahmen der Papierablage insbesondere in Form der Belegablage in der Buchhaltung, der Nachweisführung

          der Förderprojekte, der Organisation der Gremienarbeit, der Organisation der Veranstaltungen sowie der 

          Öffentlichkeitsarbeit.

8.        Bei für die Organisation der Arbeit notwendigen Kontakten auf elektronischem Weg auf dem Smartphone des

          geschäftsführenden Vorstandsmitglieds.


Folgende personenbezogene Daten werden von uns gespeichert, wenn bekannt, zutreffend und erforderlich:


1.        Vorname, Name

2.        Postanschrift

3.        Mailadresse

4.        Festnetztelefonnummer

5.        Mobilfunknummer

6.        Faxnummer

7.        Webseiten-URL

8.        Unternehmensname

9.        Organisationsname

10.      Organisationseinheit

11.      Dienstgrad

12.      Militärische Einheit

13.      Titel

14.      Akademischer Grad

15.      Amtsbezeichnung

16.      Dienststelle

17.      Vorname, Name zugeordnetes Sekretariat

18.      Besondere Anredeformen

19.      Verteilerzuordnung im Programm benefactum

20.      getätigte Spenden

21.      Bankverbindung

22.      letzter Kontakt

23.      Bildmaterial von Veranstaltungen

 

Bei Geschäftspartnern zusätzlich:

24.      Steuernummer

25.      Rechnungsnummer

26.      Rechnungsdaten

 

Bei Gremienmitgliedern zusätzlich:

27.      Funktion

28.      Berufungsdatum

29.      Geburtsdatum

30.      Portraitfoto(s)



Auf folgenden Wegen gelangen wir an personenbezogene Daten:


1.      durch die persönliche Mitteilung z.B. im direkten Gespräch, in Telefonaten, im Emailverkehr, die Überreichung von Visitenkarten oder die Nutzung des Kontaktformulars in unseren Werbeflyern oder auf der Webseite sowie des Kontaktformulars für den Newsletter ebenfalls auf unserer Webseite,

2.       durch die Abgabe einer Spende über den Kontoauszug oder auf elektronischem Weg über eine Online-Spende auf unserer Webseite,

3.       durch die Eintragung als Fan oder Unterstützer im Rahmen von Crowdfunding-Projekten,

4.       durch Internetrecherchen bei der Suche nach Partnern in der Zusammenarbeit,

5.       durch Sachstands- und Abschlußberichte unserer Förderpartner im Zusammenhang mit Förderprojekten,

6.       durch Rechnungsangaben im Rahmen geschäftlicher Beziehungen. 


Unsere Stitung kauft keine Datensätze bei gewerblichen Anbietern ein und verwendet auch ansonsten keinerlei von Dritten übermittelte Datensätze.



Löschung von personenbezogenen Daten:

1.      Daten, die zur Nachweisführung im Rahmen von gesetzlichen Auflagen benötigt werden, speichern wir für die Dauer von 10 Jahren. Hierbei handelt es sich um Buchungsunterlagen sowie Fördernachweise.

Alle anderen personenbezogenen Daten werden

2.       auf Verlangen der betroffenen Person unverzüglich nach Aufforderung,

3.      in allen anderen Fällen 6 Jahre nach dem letzten Kontakt gelöscht. Die Überprüfung und Löschung erfolgt jähr-lich zum letzten Arbeitstag des Monats Juni.

Ausnahme:

4.     Dauerhaft gespeichert werden die personenbezogenen Daten unserer Gremienmitglieder zum Zweck der Kontaktpflege, für das Freud- und Leidwesen sowie zur Erstellung einer Stiftungschronik.


Die Aufforderung zur Löschung kann auf jedem auf unserer Webseite oder unseren Printprodukten angebotenen Kontaktweg an uns herangetragen werden. Wir empfehlen die Zusendung einer Email unter Kontakt@Katholische-Familienstiftung.de. Die Löschung eines Datensatzes auf Aufforderung wird von uns dokumentiert und ggü. der betroffenen Person bestätigt. 

 

 

Rechte der betroffenen Personen:


Personen, deren personenbezogene Daten von uns gespeichert und verwendet werden, habe folgende Rechte in Bezug auf ihre Daten:


1.        Auskunft über die gespeicherten Daten und deren Verwendung,

2.        Löschung (s.o.),

3.        Berichtigung bzw. Ergänzung,

4.        Einschränkung durch vollständige oder teilweise Sperrung,

5.        Übertragbarkeit durch Herausgabe oder Übermittlung an Dritte (nur auf persönliche Aufforderung durch den    Rechteinhaber),

6.        Widerspruch z.B. gegen Direktwerbung, Spendenaufrufe oder Newsletterzusendung.


Die Einforderung dieser Rechte erfolgt analog der Aufforderung zur Löschung (s.o.).



Verwendung von Bildmaterial:


Im Rahmen unseres Internetauftritts, unserer Printprodukte sowie im Rahmen von Präsentationen kommt Bildmaterial zum Einsatz. Dabei handelt es sich um durch unsere Stiftung erstelltes Bildmaterial, von dritten erstelltes Bildmaterial oder Agenturmaterial. Bei anderem als durch unsere Stiftung erstelltem Bildmaterial erfolgt ein Urheberrechtshinweis unmittelbar im oder am verwendeten Bild.

Wenn das Bildmaterial Personen identifizierbar zeigt, liegt uns mit Ausnahme von Agenturmaterial eine schriftliche Einverständniserklärung der abgebildeten Personen vor - im Falle von Minderjährigen erteilt durch einen Erziehungsberechtigten.

 

Anwendung von Cookies und Analysetools: 


Beim Besuch unserer Webseite kommen Cookies zum Einsatz. Diese sind teilweise für das Funktionieren des Internetauftritts erforderlich. Weder wir von der Stiftung noch Dritte in unserem Auftrag werten die personenbezogenen Daten, die durch den Einsatz von Cookies generiert werden, aus oder speichern diese.

Weiterhin wenden weder wir noch von uns beauftragte Dritte Analysetools an.

Wir stehen im Dialog mit unserem Internetprovider und verfolgen das Ziel, den automatischen und nicht von uns beauftragten Einsatz von Cookies und Analysetools im Hintergrund größtmöglich zu reduzieren.

 


Zum Schluß:


Wir sind bemüht, unseren Sorgfalts- und Informationspflichten im Rahmen des Datenschutzes bestmöglich nachzukommen. Sollten Ihnen Mängel, Fehler, Unklarheiten o.ä. auffallen oder Sie Anregungen zur Verbesserung haben, freuen wir uns über Ihren Hinweis.

Sollten Sie Fragen rund um das Thema Datenschutz bei unserer Stiftung haben, nehmen Sie bitte mit unserem geschäftsführenden Vorstandsmitglied Rainer Krotz Verbindung auf.