Erklärung zum Datenschutz 
bei der Katholischen Familienstiftung für Soldaten



Zur Erfüllung unseres Stiftungszwecks und zur Organisation unserer Arbeit ist die Speicherung personenbezogener Daten auf vielfältige Weise erforderlich. Dabei ist uns wichtig, dass Transparenz darüber besteht, welche Daten wir speichern und wie wir mit diesen Daten umgehen. Zum Zweck dieser Transparenz sowie zur Erfüllung der Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrund-verordnung (EU-DS-GVO) stellen wir im Folgenden gem. Art. 5 Abs. 2 ausführlich dar, welche personenbezogenen Daten wir erheben und wie wir diese verwenden.

Das Wichtigste vorweg: die Katholische Familienstiftung für Soldaten gibt keinerlei personenbezogene Daten ohne Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weiter.

Einzige Ausnahme hiervon stellt die gesetzlich vorgeschriebene Weitergabe von Daten an die zuständigen Stellen der Stiftungsaufsicht des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen und des für uns zuständigen Finanzamtes im Zusammenhang mit der Nachweisführung in finanziellen Angelegenheiten sowie an unsere Steuerberatungsagentur zur Erstellung des Jahresabschlusses dar. Dabei handelt es sich ausschließlich um Rechnungs- und Spenderdaten sowie Kontaktdaten unserer Gremienmitglieder.

Wenden sich Dritte mit der Bitte um Weitergabe personenbezogener Daten an uns, holen wir in jedem Einzelfall vor einer Weitergabe das ausdrückliche Einverständnis der betroffenen Person ein. Wird dieses Einverständnis nicht erteilt, findet eine Weitergabe nicht statt. Dies schließt die Weitergabe von Bilddateien ein. Deratige Anfragen werden dokumentiert.



Zuständigkeiten

Zuständig für alle Belange des Datenschutzes ist bei der Katholischen Familienstiftung für Soldaten das geschäftsführende Vorstandsmitglied Albert Hecht.
Unsere Stiftung ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.



Für folgende Zwecke verwenden wir gespeicherte personenbezogene Daten

  1. zur direkten Kommunikation in Form von Telefonaten, WhatsAppNachrichten, Email-Verkehr, Faxverkehr, Briefverkehr und SMS-Versand,
  2. zur Zustellung von Informationen über unsere Stiftung einschließlich eines Newsletters,
  3. zur Darstellung unserer Förderarbeit,
  4. für Spendenaufrufe,
  5. zum Einzug von Geldspenden,
  6. zur Zustellung von Verwendungsnachweisen und Dankschreiben,
  7. zur Organisation der Arbeit der Stiftungsgremien,
  8. für das Bestell-/Einkaufswesen,
  9. zur Zusammenarbeit mit den Förderpartnern,
  10. zur Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, insbesondere unserer Hausbank und unserem Steuerberater,
  11. zur Zusammenarbeit mit unserem Treuhänder,
  12. zur Zusammenarbeit mit befreundeten Organisationen im kirchlichen und Bundeswehrumfeld,
  13. zur Zusammenarbeit mit der Presse im Rahmen eines Presseverteilers,
  14. zur Einladung zu Veranstaltungen,
  15. zur Nachweisführung im Bereich Buchhaltung,
  16. zur Nachweisführung im Bereich Förderarbeit,
  17. für das Freud- und Leidwesen,
  18. zur Erstellung einer Stiftungschronik.

 

Auf folgenden Wegen speichern wir personenbezogene Daten

 

  1. Auf elektronischem Weg über das Anwendung des Tabellenkalkulationsprogramms Excel für die Speicherung von Adressdaten.
  2. Auf elektronischem Weg im Rahmen unseres Internetauftritts. Hierbei handelt es sich insbesondere um die Darstellung der Arbeit unter Benennung geförderter Personen und Institutionen sowie um Darstellung von Partnern im Rahmen der Zusammenarbeit.
  3. Ebenfalls auf elektronischem Weg durch Anwendung der Email-Programme Outlook und Apple-Mail im Rahmen des Emailverkehrs.
  4. Auf elektronischem Weg durch Anwendung des Tabellenkalkulationsprogramms Excel für die Erstellung von Serienbriefen.
  5. Auf elektronischem Weg durch Anwendung des Textverarbeitungsprogramms Word für die Erstellung von Einzel- und Serienschreiben.
  6. Im Rahmen der Papierablage insbesondere in Form der Belegablage in der Buchhaltung, der Nachweisführung der Förderprojekte, der Organisation der Gremienarbeit, der Organisation der Veranstaltungen sowie der Öffentlichkeitsarbeit.
  7. Bei für die Organisation der Arbeit notwendigen Kontakten auf elektronischem Weg auf dem Smartphone des geschäftsführenden Vorstandsmitglieds.

 

Folgende personenbezogene Daten werden von uns gespeichert, wenn bekannt, zutreffend und erforderlich

 

  1. Vorname, Name
  2. Postanschrift
  3. Mailadresse
  4. Festnetztelefonnummer
  5. Mobilfunknummer
  6. Faxnummer
  7. Webseiten-URL
  8. Unternehmensname
  9.  Organisationsname
  10. Organisationseinheit
  11. Dienstgrad
  12. Militärische Einheit
  13. Titel
  14. Akademischer Grad
  15. Amtsbezeichnung
  16. Dienststelle
  17. Vorname, Name zugeordnetes Sekretariat
  18. Besondere Anredeformen
  19. getätigte Spenden
  20. letzter Kontakt
  21. Bildmaterial von Veranstaltungen

Bei Geschäftspartnern zusätzlich

  1. Steuernummer
  2. Rechnungsnummer
  3. Rechnungsdaten
  4. Bankverbindung

 

Bei Gremienmitgliedern zusätzlich

  1. Funktion
  2. Berufungsdatum
  3. Berufungsende
  4.  Geburtsdatum
  5. Portraitfoto(s)

 

Auf folgenden Wegen gelangen wir an personenbezogene Daten

 

  1. durch die persönliche Mitteilung z.B. im direkten Gespräch, in Telefonaten, im Emailverkehr, die Überreichung von Visitenkarten oder die Nutzung des Kontaktformulars in unseren Werbeflyern oder auf der Webseite sowie des Kontaktformulars für den Newsletter ebenfalls auf unserer Webseite,
  2. durch die Abgabe einer Spende über den Kontoauszug oder auf elektronischem Weg über eine Online-Spende auf unserer Webseite,
  3. durch die Eintragung als Fan oder Unterstützer im Rahmen von Crowdfunding-Projekten,
  4. durch Internetrecherchen bei der Suche nach Partnern in der Zusammenarbeit,
  5. durch Sachstands- und Abschlussberichte unserer Förderpartner im Zusammenhang mit Förderprojekten,
  6. durch Rechnungsangaben im Rahmen geschäftlicher Beziehungen.

Unsere Stiftung kauft keine Datensätze bei gewerblichen Anbietern ein und verwendet auch ansonsten keinerlei von Dritten übermittelte Datensätze.



 Löschung von personenbezogenen Daten

  • Daten, die zur Nachweisführung im Rahmen von gesetzlichen Auflagen benötigt werden, speichern wir für die Dauer von 10 Jahren. Hierbei handelt es sich um Buchungsunterlagen sowie Fördernachweise.

 Alle anderen personenbezogenen Daten werden

  • auf Verlangen der betroffenen Person unverzüglich nach Aufforderung,
  • in allen anderen Fällen 6 Jahre nach dem letzten Kontakt gelöscht. Die Überprüfung und Löschung erfolgt jährlich zum letzten Arbeitstag des Monats Juni.

 Ausnahme:

  • Dauerhaft gespeichert werden die personenbezogenen Daten unserer Gremienmitglieder zum Zweck der Kontaktpflege, für das Freud- und Leidwesen sowie zur Erstellung einer Stiftungschronik.

 

Die Aufforderung zur Löschung kann auf jedem auf unserer Webseite oder unseren Printprodukten angebotenen Kontaktweg an uns herangetragen werden. Wir empfehlen die Zusendung einer Email unter Kontakt@Katholische-Familienstiftung.de. Die Löschung eines Datensatzes auf Aufforderung wird von uns dokumentiert und ggü. der betroffenen Person bestätigt.

 


Rechte der betroffenen Personen

Personen, deren personenbezogene Daten von uns gespeichert und verwendet werden, habe folgende Rechte in Bezug auf ihre Daten:

 

  1. Auskunft über die gespeicherten Daten und deren Verwendung,
  2. Löschung (s.o.),
  3. Berichtigung bzw. Ergänzung,
  4. Einschränkung durch vollständige oder teilweise Sperrung,
  5. Übertragbarkeit durch Herausgabe oder Übermittlung an Dritte (nur auf persönliche Aufforderung durch den Rechteinhaber),
  6. Widerspruch z.B. gegen Direktwerbung, Spendenaufrufe oder Newsletterzusendung.

Die Einforderung dieser Rechte erfolgt analog der Aufforderung zur Löschung (s.o.).



Verwendung von Bildmaterial

Im Rahmen unseres Internetauftritts, unserer Printprodukte sowie im Rahmen von Präsentationen kommt Bildmaterial zum Einsatz. Dabei handelt es sich um durch unsere Stiftung erstelltes Bildmaterial, von Dritten erstelltes Bildmaterial oder Agenturmaterial. Bei anderem als durch unsere Stiftung erstelltem Bildmaterial erfolgt ein Urheberrechtshinweis unmittelbar im oder am verwendeten Bild.

Wenn das Bildmaterial Personen identifizierbar zeigt, liegt uns mit Ausnahme von Agenturmaterial eine schriftliche Einverständniserklärung der abgebildeten Personen vor - im Falle von Minderjährigen erteilt durch einen Erziehungsberechtigten.


Anwendung von Cookies und Analysetools

Beim Besuch unserer Webseite kommen Cookies zum Einsatz. Diese sind teilweise für das Funktionieren des Internetauftritts erforderlich. Weder wir von der Stiftung noch Dritte in unserem Auftrag werten die personenbezogenen Daten, die durch den Einsatz von Cookies generiert werden, aus oder speichern diese.

Wir wenden zur Verbesserung unseres Internetauftritts die Analysetools unseres Providers Strato an. Die dabei generierten Informationen sind vollständig anonymisiert und lassen keinen Rückschluss auf einzelne Personen oder Organisationen zu.





Zum Schluß

Wir sind bemüht, unseren Sorgfalts- und Informationspflichten im Rahmen des Datenschutzes bestmöglich nachzukommen. Sollten Ihnen Mängel, Fehler, Unklarheiten o.ä. auffallen oder Sie Anregungen zur Verbesserung haben, freuen wir uns über Ihren Hinweis. Sollten Sie Fragen rund um das Thema Datenschutz bei unserer Stiftung haben, nehmen Sie bitte mit unserem geschäftsführenden Vorstandsmitglied Rainer Krotz Verbindung auf.

 



 

 
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